电子文件对档案工作的影响及对策

张智涛


一、电子文件定义及其特点综述

　　所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：?１　电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；?２　电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；?３　电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；?４　电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

　　１传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　２?由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

　　３?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

　　１?对档案本质属性的影响

　　原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

　　２?对档案来源原则的影响

　　来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

　　３?对档案学理论研究内容的影响

　　档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

　　１?做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

　　２?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　３?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

　　４?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

吉林省人大常委会


吉林省绿化条例
吉林省人大常委会


（1997年5月18日吉林省第八届人民代表大会常务委员会第三十一次会议通过 1997年5月22日公布施行）

第一章 总 则
第一条 为保证我省城乡绿化事业持续发展，保护绿色植被，提高生态环境质量，维护生态平衡，促进经济和社会全面发展，根据《中华人民共和国森林法》和《城市绿化条例》等有关法律、法规，结合本省实际，制定本条例。
第二条 本条例所称的绿化，是指植树造林、种花、种草以及提高绿化质量等绿化建设。
第三条 本条例适用于本省行政区域内的绿化规划、建设、保护和管理。
第四条 绿化国土是各级人民政府的重要职责。各级人民政府应把绿化建设纳入国民经济和社会发展计划。
县级以上人民政府林业、城建行政主管部门依据其各自的职责，分别主管农村和城市绿化工作。各系统、各部门、各单位负责本系统、本部门、本单位的绿化工作。各新闻单位应加强绿化的宣传工作，提高全民绿化意识。
第五条 各级人民政府设立的绿化委员会负责协调、组织领导本行政区域内的城乡绿化工作。其主要职责是：宣传贯彻有关绿化的法律、法规；指导有关部门制定绿化规划和发展花卉产业；组织协调全民义务植村运动；督促、检查城乡绿化工作；监督绿化资金的使用；总结绿化工作经
验，组织评比奖励。
各级绿化委员会办公室负责本级绿化委员会的日常工作。办公室设在同级人民政府或其林业行政主管部门，城区也可以设在城建行政主管部门。
第六条 各部门、各单位和有法定植树义务的公民，都应在当地人民政府的统一领导下，参加绿化活动，完成绿化任务。
第七条 对绿化工作成绩显著的部门、单位和个人，由县级以上人民政府给予表彰和奖励。

第二章 绿化规划
第八条 县级以上人民政府应当制定城市和农村总体绿化规划，因地制宜地确定本地区提高绿化覆盖率、森林覆盖率目标，并纳入当地国民经济和社会发展规划。
农村绿化规划，由县级以上人民政府组织有关部门编制，并公布实施。
城市绿化规划，由县级以上人民政府组织城建、城市规划等有关部门编制，纳入城市总体规划，并按《中华人民共和国城市规划法》规定的审批程序报批。
第九条 农村绿化规划，应以绿化宜林荒山、荒地、营造农田防护林、牧场防护林，绿化村旁、宅旁、路旁、水旁及其它可以植树、种花、种草的空隙地，以及低质低产林、灌丛地改造等为主，并将植树造林与当地农民兴林致富相结合。
西部地区的农村绿化规划，应以营造牧场防护林、农田防护林、防风固沙林为重点。
第十条 城市绿化规划应当根据当地的特点，利用原有的地形、地貌、水体、植被和历史文化遗址等自然人文条件，以方便群众为原则，合理设置公共绿地、居住区绿地、防护绿地、生产绿地和风景林地等。
第十一条 城市建设项目中的绿化工程，应当和城市建设工程同时规划和设计，并在主体工程投入使用的一年内完成。

农村和城市绿化工程，分别由林业和城建行政主管部门依照有关法律、法规规定，按照各自职责分工，做好农村和城市绿化工程设计、审查及竣工验收工作。
第十二条 各级人民政府的林业、城建行政主管部门要根据总体绿化规划，编制年度实施计划，并要落实到山头、地块、街道及其他一切适合绿化的地方，保证计划的实施。
第十三条 各系统、各部门、各单位要按照当地人民政府批准发布的总体绿化规划的要求，结合本系统、本部门、本单位的实际，制定本系统、本部门、本单位的绿化规划，并认真组织实施。

第三章 绿化建设
第十四条 绿化建设实行区域分工负责制，其具体责任区域划分如下：
（一）国有林业局、森林经营局、国有林场、集体林场经营区内的绿化，由国有林业局、森林经营局、国有和集体林场负责；
（二）牧场、农场的绿化，由其主管部门组织实施；
（三）江河两侧，湖泊、水库周围的绿化，由水利行政主管部门组织实施；
（四）铁路、县级以上公路的绿化，分别由铁路、公路主管部门负责，专用铁路、公路的绿化，由专用单位负责，乡村公路的绿化，由乡（镇）人民政府组织实施；
（五）机场、码头范围内的绿化，由本单位负责；
（六）机关、团体、学校、部队、工矿及其他各企事业单位范围内的绿化，由本单位负责；
（七）城市的公共绿地、风景林地、防护绿地、行道树及干道绿化带的绿化，由城市绿化主管部门负责；
（八）苗圃、花圃、草圃的绿化，由其经营单位负责；
（九）农田防护林，由乡（镇）人民政府按照规划组织营造；
（十）荒山的绿化，由当地人民政府组织实施，自留山的绿化，由经营者负责；
（十一）村屯周围及庭院的绿化，由村民（居民）委员会组织实施。
各责任区完成绿化的时限及年度绿化任务，由县级以上人民政府确定。各绿化责任单位和个人，必须建立包保责任制，按规定完成绿化任务。
第十五条 各部门、各单位应当提高造林绿化的科技含量，推广应用造林绿化的新技术，严格执行造林规程，保证造林绿化质量。各造林绿化责任单位要建立包保责任制度，提高成活率和保存率。
第十六条 实行义务植树登记卡制度。县级以上绿化委员会要对本行政区内的单位进行义务植树登记，发给义务植树卡，确定义务植树任务或者相应的义务植树劳动。
对年满18岁的公民无故不履行植树义务又不按规定完成其他相应义务植树劳动的，应由所在单位给予批评教育，责令限期补种。对单位未完成植树义务的，要追究领导责任，并由县级以上绿化委员会收取绿化费。纳费单位逾期未缴纳绿化费的，由县级以上绿化委员会每日加收应纳费
额1％滞纳金。绿化费的收费标准，由省林业行政主管部门会同省财政、省物价部门另行制定。收取的绿化费用于绿化事业。
第十七条 城市绿化应当以栽培植物为主，实行乔木和灌木、常绿树和落叶树、树木和花草相结合，平面绿化和垂直绿化相结合，绿化与美化相结合。
第十八条 农村绿化要多形式、多层次、因地制宜地营造用材林、防护林、经济林、薪炭林、风景林、纪念林、种植纪念树及栽花、种草。
第十九条 林业部门应有计划地建立区域性林木良种基地和繁殖基地，培育良种壮苗，加强林木种苗监测和监督管理工作，逐步实行林木种苗专营。凡用于绿化的种子、苗木和花、草，必须依法经过有关主管部门检验，达到规定的质量和检疫标准，方可使用。

第四章 绿化资金
第二十条 各级人民政府每年应当从本级财政预算中安排一定数额的绿化资金，用于当地绿化事业。
第二十一条 绿化资金主要包括：
（一）财政拨款；
（二）林业部门提取的育林基金用于造林部分；
（三）林地占用费中用于造林部分；
（四）绿化费；
（五）城市绿化费，即城市基础设施配套费中的绿化经费（由城市建设主管部门提取）和城市维护费中的绿化经费；
（六）用于绿化的捐赠款；
（七）国家、省拨给的其他绿化资金。
第二十二条 依法提取的绿化资金，除财政拨款外，均纳入预算外资金管理，实行专户储存，专项用于绿化事业。绿化资金由财政部门和绿化委员会监督使用。
第二十三条 煤炭、电力、水利、石油、冶金、轻工、农业、铁路、公路等部门，应按有关规定自行提取一定数额的绿化资金，用于本行业绿化。

第五章 保护管理
第二十四条 各级人民政府要加强对森林、林木、林地和各种绿地保护工作的领导，建立保护管理责任制度，保护管理好各种绿化植被。
各级绿化委员会要加强对城市和农村绿化工程的检查、指导工作，保证绿化工程的实施。
第二十五条 绿化的林木、林地和绿地的所有权和使用权受法律保护，任何单位和个人不得侵犯。
林木、林地和绿地的所有权、使用权发生争议时，由当地人民政府按国家有关法律、法规处理。
第二十六条 各森林经营单位、林木所有者和花、草经营管理单位，要按照有关规定加强对林木、花、草的保护管理工作，建立健全管护制度，完善各项预防设施，防止破坏和火灾的发生。
第二十七条 各级林业、城建行政主管部门和病虫害防治机构要按照各自的职责，加强对林木、花、草病虫鼠害防治工作的组织领导和监督指导。各单位和林木、花、草所有者要按照“谁经营，谁防治”的责任制度，承担防治责任。
第二十八条 严格执行森林采伐限额和林木采伐的审批制度。
在城市以外采伐森林、林木（农村居民采伐自留地和房前屋后个人所有的零星树木除外），必须严格遵守森林法律、法规规定，依法申请办理林木采伐许可证，并按许可证规定进行采伐。
第二十九条 城市树木，禁止擅自修剪或者砍伐损坏，确需砍伐的，必须按城市绿化管理的法规规定办理审批手续。
第三十条 城市和农村的古树名木，分别由城建、林业行政主管部门建立档案，设置标志，落实管护责任，严禁损伤或砍伐。因特殊原因确需迁移城市或农村的古树名木，应当经城建或者林业行政主管部门同意并报同级或上级人民政府批准后方可迁移。
第三十一条 采伐森林、林木，必须按照法定时限完成更新造林任务，并严格执行更新造林合格证制度，允许实行复合经营，但不得改变林地用途。
第三十二条 绿地、绿化设施受法律保护，任何单位和个人不得随意改变用途或侵占、破坏。特殊情况必须占用的，应当严格按照国家、省有关规定办理审批手续。

第六章 法律责任
第三十三条 违反本条例规定的行政处罚，按下列规定执行。
（一）违反本条例第十一条规定的，按照国家和省有关法律、法规规定给予处理。
（二）违反本条例第十四条二款规定，不按期完成绿化任务的单位，应由当地人民政府给予警告，并责令限期完成。
（三）违反本条例第十五条规定，违背造林技术规程，粗植滥造，达不到国家规定造林成活率标准，造成人力、财力、物力损失的，应由其主管部门或上级主管部门对其主要领导给予行政处分或经济处罚。
（四）违反本条例第二十七条规定，拒不防治或因预防除治不力，造成林木病虫鼠害蔓延的，按照国家与省有关规定处罚。
（五）违反本条例规定在城市以外擅自采伐林木的，按照森林法律、法规规定给予处罚。
第三十四条 违反本条例规定在城市内擅自修剪、砍伐、损坏树木，侵占绿地或砍伐、擅自迁移古树名木的，由城建部门按有关法规规定给予处罚。
第三十五条 林业、城镇行政主管部门的工作人员玩忽职守，滥用职权，徇私舞弊的，由所在单位或其上级主管机关给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第三十六条 当事人对行政处罚不服的，可依法申请复议或者向人民法院起诉。逾期不申请复议、不提起诉讼、又不履行处罚决定的，由作出处罚决定的机关申请人民法院强制执行。

第七章 附 则
第三十七条 本条例自公布之日起施行。
我省在本条例公布前制定的有关法规、规章与本条例有关规定相抵触的，按本条例规定执行。



1997年5月22日